Cadastrar produtos no PDV de um jeito que não trave o caixa exige decidir algumas regras antes de digitar o primeiro item: como os nomes serão escritos, que código cada produto terá, em que unidade ele é vendido e quem preenche as informações fiscais. Com essas regras definidas, o cadastro fica consistente, o operador encontra o produto na primeira busca e a nota fiscal sai sem rejeição. Os passos abaixo seguem a ordem que evita retrabalho, de uma loja pequena até um mercado com milhares de itens.
Passo 1: defina o padrão de nome antes de começar
O nome do produto é o que o operador digita quando o código de barras não lê. Se cada pessoa cadastra de um jeito, a busca falha: um item vira "Refri Cola 2L", outro "Refrigerante cola 2 litros", outro "COLA 2LT". O resultado é produto duplicado, estoque errado e fila.
Defina uma ordem fixa e escreva num papel ao lado do computador. Um padrão que funciona para a maioria do varejo é: tipo do produto + característica principal + medida. Por exemplo: "Arroz branco tipo 1 5kg", "Caderno espiral 96 folhas", "Camiseta básica algodão". Combine também as abreviações permitidas (kg, ml, un) e se o nome usa letra maiúscula só no começo ou em tudo.
Verificação: peça para duas pessoas diferentes cadastrarem o mesmo produto seguindo a regra. Se os nomes saírem iguais, o padrão está claro.
Passo 2: escolha o código de cada produto
Produtos industrializados quase sempre vêm com código de barras do fabricante, o EAN, que identifica aquele item específico. Use esse código no cadastro, lendo com o leitor em vez de digitar, para evitar erro de um número.
Para produtos sem código de barras, como itens de produção própria, artesanato ou mercadoria a granel, o PDV permite criar um código interno. Algumas regras evitam confusão:
- Use uma faixa de números só para códigos internos e anote qual é.
- Nunca reaproveite o código de um produto que saiu de linha para um produto novo; o histórico de vendas mistura os dois.
- Se o produto vai receber etiqueta impressa na loja, imprima o código interno em código de barras para o leitor ler no caixa.
Atenção às embalagens múltiplas: o fardo ou a caixa fechada do fornecedor costuma ter um código de barras próprio, diferente do código da unidade. Se a loja vende o fardo fechado também, ele precisa estar cadastrado com esse código e com a quantidade de unidades que contém; caso contrário, o operador lê o código do fardo, o sistema não encontra nada e a venda é feita "no avulso", sem baixa de estoque.
Erro comum: cadastrar o mesmo EAN em dois produtos diferentes, como acontece quando um fornecedor muda a embalagem e alguém cria um item novo sem desativar o antigo. Antes de cadastrar, leia o código no campo de busca para ver se ele já existe.
Passo 3: defina a unidade de venda e a de compra
Muitos produtos são comprados numa unidade e vendidos em outra. O fornecedor entrega uma caixa com 12 unidades, mas o caixa vende uma unidade por vez. Se o cadastro não tiver essa conversão, a entrada da nota do fornecedor lança 1 no estoque em vez de 12, e o estoque fica errado desde o primeiro dia.
No cadastro, preencha:
- a unidade de venda (unidade, quilo, metro, litro);
- a unidade de compra e o fator de conversão (1 caixa = 12 unidades, 1 fardo = 6 unidades);
- se o produto pode ser vendido fracionado (quilo, metro) ou só inteiro.
Exemplo hipotético: uma loja de variedades compra pilhas em caixas de 24 cartelas e vende cada cartela separada. Com o fator de conversão cadastrado, a entrada de 2 caixas soma 48 cartelas no estoque automaticamente.
Passo 4: configure produtos pesados e a etiqueta da balança
Produtos vendidos por peso, como frios, pães, carnes e hortifrúti, costumam passar por uma balança que imprime etiqueta com código de barras. Esse código não é um EAN comum: ele normalmente começa com o dígito 2, que indica uso interno, e carrega o código do produto e o peso ou o preço da porção.
Para o caixa ler certo, três coisas precisam bater:
- O código do produto na balança é o mesmo do cadastro no PDV.
- O PDV está configurado para interpretar se a etiqueta traz o peso ou o preço total; balança e sistema precisam usar o mesmo formato.
- O preço por quilo é o mesmo nos dois lugares. Se o preço muda no PDV e não é enviado para a balança, a etiqueta sai com o valor antigo.
Verificação: pese um item, leia a etiqueta no caixa e compare o valor exibido com o da etiqueta. Faça isso sempre que alterar o preço de um produto pesado.
Passo 5: cadastre variações como grade, e não como produtos soltos
Em lojas de roupa e calçado, o mesmo modelo existe em vários tamanhos e cores. Cadastrar cada combinação como produto independente gera dezenas de itens com nomes parecidos e torna impossível ver quanto um modelo vendeu no total.
A maioria dos PDVs para varejo tem o recurso de grade: um produto principal com variações de tamanho e cor, cada uma com código próprio e estoque próprio. Exemplo hipotético: uma camiseta em 3 cores e 4 tamanhos vira um produto com 12 variações. O relatório mostra tanto a venda do modelo quanto a de cada combinação, o que ajuda a decidir a próxima compra.
Se o sistema não tiver grade, use pelo menos um padrão de nome que termine sempre com cor e tamanho, na mesma ordem.
Passo 6: preencha as informações fiscais com o contador
Cada produto precisa de informações fiscais para que a nota seja emitida corretamente. As mais comuns são o NCM (a classificação da mercadoria), o CEST quando aplicável, o CFOP da operação e o código de situação tributária, que muda conforme o regime da empresa. Um NCM errado pode gerar rejeição da nota ou imposto calculado de forma incorreta.
Essas informações dependem do regime tributário da empresa, do estado e do tipo de produto, e as regras mudam com frequência, inclusive com os campos novos que a reforma tributária vem trazendo para os documentos fiscais. Por isso, a definição fica com o contador: monte uma planilha com os produtos agrupados por tipo e peça para ele indicar a classificação de cada grupo antes de importar para o PDV. Para entender como esse cadastro se conecta à nota, veja o guia prático para otimizar a emissão de nota fiscal eletrônica no PDV.
Passo 7: informe custo e preço, e deixe a margem visível
Cadastrar só o preço de venda resolve o caixa, mas cega a gestão. Com o custo também cadastrado, o PDV calcula a margem de cada produto e mostra quais itens vendem muito e deixam pouco.
- Atualize o custo a cada entrada de nota de fornecedor, de preferência pela importação do XML da nota, que muitos sistemas oferecem.
- Defina quem pode alterar preço no sistema. Preço alterado por qualquer operador é uma das origens de diferença de caixa e de margem.
- Se a loja trabalha com promoções, use o recurso de promoção com data de início e fim, em vez de mudar o preço manualmente e esquecer de voltar.
O texto sobre a gestão de promoções e descontos no PDV aprofunda esse último ponto.
Passo 8: agrupe por categoria e teste no caixa antes de liberar
Organize os produtos em grupos e subgrupos (bebidas, limpeza, papelaria; ou camisetas, calças, acessórios). Os grupos servem para relatórios, para promoções por categoria e para encontrar itens sem código na tela do caixa.
Antes de liberar o cadastro para venda, faça um teste com uma amostra de produtos de cada tipo:
- Leia o código de barras de 10 a 20 itens diferentes e confira nome e preço.
- Busque 5 produtos pelo nome, como o operador faria sem leitor.
- Passe um produto pesado com etiqueta de balança.
- Venda uma variação de grade e confira se baixou o estoque certo.
- Emita uma nota de teste, no ambiente de homologação quando o sistema oferecer, para ver se as informações fiscais passam sem rejeição.
Se o cadastro foi feito por importação de planilha, enviada pelo fornecedor do sistema ou montada a partir de outra fonte, revise uma amostra antes desse teste. Importações costumam trazer nomes cortados, unidades trocadas (quilo no lugar de unidade) e preços com a vírgula no lugar errado, e esses erros só aparecem quando um cliente está no caixa.
Com o cadastro limpo, o controle de estoque passa a refletir a realidade, e esses dados passam a servir para a reposição.
