Para controlar o desconto no caixa, o PDV precisa de três coisas configuradas: perfis de usuário com um limite de desconto para cada um, um motivo obrigatório para todo desconto manual e a liberação por senha de um supervisor quando o pedido passa do limite. Sem isso, o desconto vira uma decisão de cada operador no balcão, a margem some aos poucos e ninguém sabe dizer quanto foi concedido no mês. Os passos abaixo montam esse controle numa loja de varejo pequena ou média e servem para quase qualquer sistema que tenha permissões por usuário.
O foco aqui é o desconto manual, aquele que o operador digita na hora. Promoções cadastradas com antecedência, como leve três e pague dois, seguem outra lógica e entram só no passo em que as duas se encontram.
Passo 1: escreva a política de desconto antes de abrir a configuração
O sistema só reproduz uma regra que já existe. Antes de mexer nas telas, responda por escrito a quatro perguntas: quem pode dar desconto, até quanto, em quais situações e quem libera acima disso.
Exemplo hipotético de política para uma loja de utilidades com três operadores e um gerente:
- operador: até 5% no total da venda, sem precisar de liberação;
- supervisor de caixa: até 10% no total ou até 15% em um item com defeito;
- gerente: qualquer valor, sempre com motivo;
- nenhum desconto manual em produto que já está em promoção.
Essa folha é o que você vai copiar para o sistema nos passos seguintes e o que a equipe vai consultar quando surgir dúvida.
Passo 2: crie um perfil de usuário para cada função
Na área de usuários ou permissões do PDV, crie perfis por função, e não por pessoa: operador, supervisor e gerente. Depois, cadastre cada pessoa com login próprio e associe ao perfil certo.
Confira:
- nenhum operador usa o login do gerente "para agilizar";
- quem sai da empresa tem o usuário desativado no mesmo dia;
- o perfil de operador não tem acesso à tela de permissões.
Sem login individual, os passos seguintes perdem o sentido, porque o relatório vai mostrar descontos sem dono.
Passo 3: configure o limite de desconto de cada perfil
A maioria dos sistemas permite definir, por perfil, um percentual máximo de desconto. Alguns separam o limite por item do limite na venda inteira; outros aceitam também um valor máximo em reais. Lance os números da política do passo 1 e salve.
Se o sistema aceitar só percentual, pense no efeito em vendas grandes. Exemplo hipotético: 5% numa venda de R$ 60 são R$ 3; numa venda de R$ 2.000, são R$ 100. Se a loja vende itens de valor alto, vale combinar o percentual com um teto em reais, quando o sistema permitir, ou baixar o percentual do operador.
Passo 4: separe desconto no item de desconto no total
Desconto no item é usado para um produto específico, como uma panela com a caixa amassada. Desconto no total é o arredondamento ou a cortesia na venda inteira. Os dois precisam de regras diferentes, porque o primeiro costuma ter justificativa no produto e o segundo depende da negociação com o cliente.
Configure no sistema:
- se o operador pode dar desconto no item, no total ou nos dois;
- se o desconto no total é distribuído entre os itens na nota, como a maioria dos sistemas faz automaticamente;
- se é permitido alterar o preço do item na venda. Essa opção deve ficar bloqueada para operadores: alterar o preço de R$ 49,90 para R$ 45,00 tem o mesmo efeito de um desconto, mas não aparece no relatório de descontos.
O último ponto é o erro mais comum. Lojas que bloqueiam o desconto e deixam a alteração de preço livre continuam sem controle algum.
Um detalhe ligado a isso: o desconto precisa sair registrado como desconto, e não embutido num preço menor, porque é assim que ele aparece separado no documento fiscal e no relatório. Se houver dúvida sobre como o sistema distribui o desconto entre os itens da nota, o fornecedor explica, e o contador confirma se o resultado está correto para a sua empresa.
Passo 5: torne o motivo obrigatório
Cadastre uma lista curta de motivos e configure o sistema para exigir um deles em todo desconto manual. Uma lista enxuta funciona melhor que o texto livre, porque permite somar depois:
- produto com avaria;
- arredondamento de troco;
- cliente frequente;
- divergência de preço entre gôndola e sistema;
- autorização da gerência.
O motivo "divergência de preço" merece atenção especial. Se ele aparece toda semana, o problema não está no caixa, e sim na etiqueta da prateleira ou no cadastro. A correção é no preço exposto, e o desconto só cobre o caso do cliente que já está no balcão.
Passo 6: configure a liberação pelo supervisor
Quando o operador tenta um desconto acima do próprio limite, o sistema deve pedir a senha de alguém com permissão maior. Confira como o seu PDV faz isso:
- a senha é digitada no próprio caixa ou a liberação chega pelo celular do supervisor;
- o registro guarda quem pediu e quem liberou;
- a liberação vale só para aquela venda, e não para o resto do turno.
Defina também quem libera quando o supervisor não está. Numa loja que abre aos sábados só com dois operadores, por exemplo, a regra pode ser: descontos acima do limite ficam para o cliente decidir se espera a liberação remota pelo celular do gerente ou se leva sem o desconto. O que não pode acontecer é a senha do supervisor ser deixada com um operador para cobrir a ausência, porque o relatório passa a mostrar liberações de alguém que nem estava na loja.
Se a senha for digitada no caixa, oriente o supervisor a nunca dizê-la em voz alta nem deixá-la anotada perto do balcão. Uma senha conhecida por todos equivale a não ter senha. O mesmo cuidado vale para o cancelamento de itens, que costuma usar a mesma liberação; mais medidas desse tipo aparecem em como o uso eficiente do PDV pode reduzir fraudes.
Passo 7: impeça o desconto em cima da promoção
Se a loja usa promoções cadastradas, defina se o desconto manual pode ser somado a elas. Na política do passo 1, a resposta foi não, e o sistema precisa reproduzir isso. Alguns PDVs têm uma opção que bloqueia o desconto manual em itens com preço promocional; outros exigem marcar o produto como "não aceita desconto" durante a campanha.
Exemplo hipotético: um jogo de copos sai de R$ 40 para R$ 30 na promoção. Sem o bloqueio, o operador ainda concede 5% no total, e o jogo sai por R$ 28,50. Em uma venda, a diferença é pequena; ao longo de uma campanha inteira, ela come a margem que a promoção já tinha reduzido. A estratégia das promoções em si é tratada no texto sobre gerenciamento de promoções e descontos pelo PDV.
Passo 8: teste cada regra com vendas simuladas
Antes de liberar para a equipe, entre no PDV com um usuário de cada perfil e faça vendas de teste, num ambiente de treinamento ou de homologação, se o sistema tiver, para não emitir documento fiscal de verdade:
- com o operador, aplique 4% e confirme que passa sem senha;
- com o operador, tente 8% e confirme que o sistema pede liberação;
- tente alterar o preço do item e confirme que está bloqueado;
- tente aplicar desconto num item em promoção e confirme o bloqueio;
- confira se o motivo foi exigido em todos os casos.
Repita os testes sempre que o sistema receber uma atualização grande ou quando um perfil novo for criado. Permissões costumam ser herdadas de um perfil copiado, e um operador novo cadastrado a partir do perfil do supervisor ganha, sem ninguém perceber, o limite do supervisor.
Qualquer teste que passar quando deveria travar indica uma permissão esquecida no perfil.
Passo 9: acompanhe o relatório de descontos toda semana
Com tudo configurado, o relatório de descontos passa a mostrar valor, operador, motivo e quem liberou. Separe meia hora por semana para olhar três coisas: o total concedido em relação às vendas, o operador com mais descontos e o motivo mais usado.
Um operador que concentra descontos não é, por si só, um problema: pode ser quem atende os clientes frequentes. O padrão que pede conversa é o desconto sempre no mesmo valor, sempre com o mesmo motivo e sempre liberado pela mesma pessoa. Ao apresentar as regras à equipe, explique o motivo de cada uma; as dicas práticas para treinar a equipe no PDV ajudam a montar esse momento.
