As siglas do frente de caixa se dividem em dois grupos: as do documento fiscal (NFC-e, NF-e, SAT, MFE, ECF, CSC, DANFE) e as do pagamento (TEF, POS, PIX com QR Code dinâmico). As do primeiro grupo dizem como a venda é registrada para o fisco; as do segundo, como o dinheiro chega à empresa. Entender a diferença ajuda a conversar com o fornecedor do sistema e com o contador sem confundir um assunto com o outro. Uma ressalva vale para todo o texto: quais documentos e equipamentos são exigidos depende do estado, do tipo de operação e do regime da empresa, e essas regras mudam com o tempo. A confirmação do seu caso é sempre com a SEFAZ do estado ou com o contador.

NFC-e: a nota fiscal do consumidor

NFC-e é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, também chamada de modelo 65. É o documento usado em grande parte dos estados para registrar a venda no varejo para o consumidor final. Ela é gerada pelo PDV, assinada digitalmente e enviada à Secretaria da Fazenda do estado, que a autoriza em poucos segundos quando tudo está certo.

Para emitir NFC-e, a empresa normalmente precisa de credenciamento na SEFAZ do estado, de um certificado digital e de um sistema de PDV que gere o documento no formato exigido. Não é necessária uma impressora fiscal; uma impressora térmica comum imprime o documento auxiliar.

NF-e: quando a nota não é de consumidor

NF-e, ou modelo 55, é a nota fiscal eletrônica usada em vendas para outras empresas, em operações com destinatário identificado de forma completa e em várias situações que a NFC-e não cobre. Uma distribuidora que vende para mercados, por exemplo, costuma precisar dela. Muitos PDVs emitem os dois modelos, mas não todos: se o negócio também vende para empresas, isso precisa entrar na escolha do sistema.

Não confunda com NFS-e, que é a nota de serviços, emitida segundo regras municipais. Ela não substitui a NFC-e na venda de mercadorias.

DANFE NFC-e e QR Code

DANFE NFC-e é o Documento Auxiliar da NFC-e, aquele papel impresso que o cliente recebe. Ele não é a nota em si, e sim uma representação dela, com um QR Code que permite consultar a nota no portal da SEFAZ. Em alguns estados, o documento auxiliar pode ser enviado de forma digital quando o consumidor concorda, em vez de impresso.

CSC: o código que gera o QR Code

CSC é o Código de Segurança do Contribuinte. A empresa o obtém no portal da SEFAZ do estado e o cadastra no PDV. Ele é usado para gerar o QR Code de cada NFC-e. Se o CSC estiver errado, tiver sido substituído no portal sem atualização no sistema ou não estiver cadastrado, as notas são rejeitadas, e esse é um dos motivos mais comuns de o caixa parar no primeiro dia de uso de um sistema novo.

Certificado digital

O certificado digital é a identidade eletrônica da empresa, usada para assinar as notas. Existem dois tipos principais: o A1, que é um arquivo instalado no computador ou no sistema, e o A3, que fica num cartão ou num token físico. Sistemas na nuvem costumam trabalhar com o A1. Os dois têm validade, e um certificado vencido impede a emissão de notas, por isso vale anotar a data de vencimento e renovar com antecedência.

Contingência

Contingência é o modo de emissão usado quando não é possível obter a autorização da SEFAZ no momento da venda, por falta de internet ou instabilidade no serviço. O PDV emite a nota em contingência, imprime o documento auxiliar com essa indicação e transmite a nota assim que a conexão volta. Há prazo para essa transmissão, definido na legislação, e uma nota em contingência que nunca foi transmitida vira um problema fiscal. Por isso, vale conferir no fim do dia se há notas pendentes de envio.

SAT e CF-e-SAT

SAT é o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, um equipamento ligado ao caixa que assina e transmite o CF-e-SAT, o cupom fiscal eletrônico. Ele foi adotado no estado de São Paulo, onde por anos fez o papel que a NFC-e faz em outros estados. A SEFAZ paulista vem substituindo o SAT pela NFC-e de forma escalonada; quem opera em São Paulo precisa verificar o cronograma que se aplica à própria empresa antes de comprar ou trocar equipamento.

MFE

MFE é o Módulo Fiscal Eletrônico, solução adotada no Ceará com função parecida com a do SAT: um equipamento ou módulo que gera e transmite o cupom fiscal eletrônico. Assim como no caso do SAT, o cenário vem mudando, e o que vale hoje precisa ser verificado no momento da decisão.

ECF: a impressora fiscal antiga

ECF é o Emissor de Cupom Fiscal, a impressora fiscal que gerava o cupom em papel com memória fiscal interna. Na maior parte dos estados, ela foi substituída pelos documentos eletrônicos. Se um fornecedor oferecer um equipamento desse tipo, ou se a loja ainda usar um, verifique se ele continua permitido no seu estado.

TEF: o cartão integrado ao sistema

TEF é a Transferência Eletrônica de Fundos. No contexto do PDV, é a integração entre o sistema e a solução de pagamento com cartão: o caixa registra a venda, o valor vai automaticamente para o terminal de pagamento e a confirmação volta para o sistema, que já registra a forma de pagamento certa. Com TEF, o operador não digita o valor duas vezes, e o fechamento de caixa por forma de pagamento fica mais confiável.

POS: a maquininha independente

POS, do inglês point of sale, é como se chama a maquininha de cartão que funciona sozinha, sem conversar com o PDV. O operador registra a venda no sistema e digita o valor na maquininha. Funciona, mas abre espaço para dois erros: valor digitado diferente do registrado e forma de pagamento escolhida errada no sistema. Algumas maquininhas atuais oferecem integração com o PDV por aplicativo ou conexão sem fio, o que as aproxima do TEF; vale perguntar ao fornecedor do sistema quais integrações ele suporta.

Para comparar formas de integrar pagamento, veja também como integrar o PDV a pagamentos móveis e acelerar o atendimento.

PIX estático e PIX dinâmico

No PIX estático, o cliente paga para uma chave ou um QR Code fixo e digita o valor. No PIX com QR Code dinâmico, o PDV gera um código novo para cada venda, já com o valor exato, e recebe a confirmação automaticamente quando o pagamento cai. O dinâmico elimina a conferência pelo comprovante do cliente, que é sujeita a comprovantes falsos e a valores digitados errado.

Erros comuns ao lidar com essas siglas

A confusão entre as siglas costuma gerar decisões erradas na compra do sistema ou na rotina do caixa:

  • Achar que a maquininha emite nota. O comprovante do cartão não é documento fiscal; a nota vem do PDV.
  • Comprar equipamento fiscal sem confirmar a regra do estado. SAT, MFE e ECF só fazem sentido onde são aceitos, e isso muda.
  • Esquecer o vencimento do certificado digital. O caixa para de emitir nota de um dia para o outro.
  • Deixar notas em contingência sem transmitir. O problema só aparece depois, quando o prazo já passou.
  • Tratar TEF e PIX dinâmico como luxo. Em lojas com fila, são eles que reduzem erro de digitação e diferença de caixa.

Para ver como esses elementos funcionam juntos na rotina de emissão, há um guia prático para otimizar a emissão de nota fiscal eletrônica no PDV.