Quando a etiqueta da balança não é lida no caixa, ou é lida com o preço errado, a causa quase sempre é uma diferença de configuração entre a balança e o PDV: o formato do código de barras não é o mesmo nos dois, o código do produto na balança não corresponde ao do cadastro, ou o preço foi alterado num lugar e não no outro. Defeito de equipamento existe, mas é a minoria dos casos. A solução começa por decifrar uma etiqueta à mão, o que mostra em poucos minutos em qual das partes está o erro.
O sintoma: fila no caixa e preço digitado à mão
Vamos acompanhar um caso hipotético. Uma padaria troca o sistema do caixa numa segunda-feira. A balança do balcão de frios continua a mesma. Logo no primeiro dia, o operador lê a etiqueta de um pacote de presunto e o sistema responde "produto não encontrado". Com a fila crescendo, a decisão do momento é digitar o valor impresso na etiqueta como "diversos".
A consequência aparece no fim do mês: a padaria não sabe quanto vendeu de presunto, de queijo ou de mortadela, porque tudo entrou com o mesmo nome. E, se algum valor foi digitado errado, ninguém consegue achar a diferença. O sintoma pode ter outras formas:
- o leitor apita, mas nada acontece na tela;
- o produto aparece certo, mas com quantidade ou preço absurdo, como 1.250 quilos;
- o produto aparece certo, mas com o preço antigo;
- só algumas etiquetas falham, sempre do mesmo produto ou da mesma balança.
Como funciona a etiqueta de balança
A etiqueta usa um código de barras de 13 dígitos começando por 2, faixa reservada para códigos de uso interno da loja. Depois do 2 vêm o código do produto na balança, um valor e, no fim, um dígito verificador. O valor pode ser o preço total do pacote ou o peso, conforme a configuração escolhida.
Quantos dígitos são do código do produto, quantos são do valor e se esse valor é preço ou peso são definições feitas na balança. O PDV precisa estar configurado para ler exatamente o mesmo formato. Se a balança imprime preço e o PDV espera peso, ou se a balança usa quatro dígitos de código e o PDV espera cinco, a leitura falha ou sai errada.
Exemplo hipotético de leitura: considere um formato em que, depois do 2, vêm cinco dígitos de código do produto, um zero de separação, cinco dígitos de preço e o dígito verificador. Numa etiqueta com 2 00012 0 01250 seguido do dígito final, o produto é o 00012 e o valor é R$ 12,50. Num PDV configurado para ler peso, esses mesmos dígitos virariam 1,250 quilo, multiplicado pelo preço do quilo do cadastro.
Causas mais comuns
Formato diferente na balança e no PDV
É a causa típica depois de troca de sistema ou de balança, como no caso da padaria. A correção é anotar a configuração da balança (posição do código, posição do valor, preço ou peso) e replicá-la no PDV. O manual da balança e o suporte do sistema indicam onde fica cada opção.
Código do produto diferente nos dois cadastros
O presunto é o produto 12 na balança e o produto 512 no PDV. O PDV entende o formato, procura o 12, não encontra e responde "produto não encontrado", ou encontra outro produto que por acaso tem esse código. A correção é usar no cadastro do PDV um campo próprio para o código de balança, com o mesmo número usado na balança.
Produto cadastrado como unidade
Quando a etiqueta traz peso, o produto precisa estar cadastrado no PDV com unidade de venda em quilo. Se estiver como unidade, o sistema pode ler 0,350 quilo como 350 unidades, ou recusar a quantidade fracionada.
Preço alterado só de um lado
Se a etiqueta traz o preço total, é ele que vale no caixa, e um aumento feito só no PDV não chega ao cliente. Se a etiqueta traz o peso, vale o preço do quilo cadastrado no PDV, e o cliente pode ver na etiqueta um valor diferente do que paga. Nos dois casos, o preço precisa ser atualizado nos dois lugares ao mesmo tempo.
Impressão ou leitura com defeito
Quando só algumas etiquetas falham, vale olhar o código impresso: barras falhadas, borradas ou muito pequenas indicam cabeça de impressão suja, etiqueta de baixa qualidade ou ajuste de impressão inadequado. A limpeza segue o manual da balança. Se a etiqueta está perfeita e mesmo assim não é lida, o leitor pode estar configurado para não aceitar esse tipo de código, ajuste que o suporte faz.
A correção, passo a passo
- Pegue uma etiqueta que falhou e anote os 13 dígitos impressos abaixo das barras.
- Separe o 2 inicial, o código do produto, o valor e o dígito final, conforme o formato configurado na balança.
- Procure no PDV o produto pelo código de balança encontrado e confirme se ele existe e se é o produto certo.
- Confira se o PDV interpreta o valor como preço ou peso, igual à balança.
- Confira a unidade de venda do produto no cadastro.
- Leia a etiqueta de novo e compare o resultado na tela com o que está impresso.
Se a etiqueta tiver menos de 13 dígitos, ou não começar por 2, o problema é outro: a balança pode estar imprimindo um código em formato diferente do esperado, ou a etiqueta não é de balança, e sim de um produto industrializado com código próprio. Nesse caso, o ajuste é feito na configuração de impressão da balança, com o manual ou o suporte do fabricante.
No caso da padaria, a decifração mostrou que a balança usava quatro dígitos de código e o novo sistema esperava cinco. Ajustado o formato, as etiquetas passaram a ser lidas, e a equipe parou de usar o "diversos". A decisão seguinte foi bloquear o uso desse item genérico para produtos de balança, para que o problema não voltasse escondido.
O que vale também para outros negócios
O mesmo raciocínio serve para açougue, hortifrúti, mercearia e qualquer negócio que venda por peso. Para quem está escolhendo um sistema, a leitura de etiqueta de balança está entre as funcionalidades essenciais do PDV para padarias e depósitos pequenos, e vale testar com uma etiqueta real antes de contratar.
Uma observação separada: ler a etiqueta certo não corrige uma pesagem errada. Balanças usadas na venda ao consumidor passam por verificação metrológica periódica, feita pelo órgão estadual ligado ao Inmetro; dúvidas sobre esse ponto se resolvem com ele, e não com o sistema do caixa.
Como evitar que o problema volte
- Integração entre PDV e balança: quando o sistema envia a carga de produtos e preços para a balança, o preço é alterado num lugar só.
- Rotina de alteração de preço: sem integração, toda mudança de preço de produto pesado tem dois passos, PDV e balança, feitos pela mesma pessoa.
- Etiqueta de teste: depois de qualquer alteração de cadastro, formato ou equipamento, uma etiqueta impressa é lida no caixa antes do próximo atendimento.
- Configuração anotada: o formato da etiqueta fica registrado por escrito, para que uma troca de sistema ou de balança não recomece do zero.
- Item genérico bloqueado: produtos de balança não podem ser vendidos como "diversos".
- Equipe treinada: o operador sabe que etiqueta não lida é para avisar, e não para contornar. As dicas práticas para treinar a equipe no PDV ajudam a montar esse treinamento.
