Quando a NFC-e é rejeitada, a Secretaria da Fazenda recebeu a nota, encontrou um erro e devolveu um código com o motivo. A nota não foi autorizada e, por isso, não há o que cancelar: o caminho é ler o motivo, corrigir a causa e enviar de novo. As causas mais comuns se dividem em quatro grupos: certificado digital e código de segurança, data e hora do computador, numeração, e cadastro fiscal do produto ou da venda. Os três primeiros costumam parar todas as vendas de uma vez; o último aparece só em alguns produtos.

O sintoma: como ler a rejeição antes de mexer em qualquer coisa

Toda rejeição vem com um número e uma frase curta, como "certificado vencido" ou "NCM inexistente". O primeiro passo é anotar essa mensagem inteira, e não apenas fechar a janela e tentar de novo. A segunda pista é o alcance do problema:

  • Todas as vendas rejeitadas, em todos os caixas: a causa é da empresa ou da configuração geral, como certificado, código de segurança ou cadastro na SEFAZ.
  • Todas as vendas rejeitadas em um caixa só: a causa está naquele computador, como data e hora ou numeração.
  • Só vendas com determinado produto: a causa está no cadastro fiscal desse produto.

Rejeição não é a mesma coisa que falta de resposta. Se o sistema avisa que a SEFAZ não respondeu ou que não há conexão, o problema é de comunicação, e o procedimento é a contingência, não a correção de dados.

Causa 1: certificado digital vencido ou código de segurança errado

O certificado digital assina cada nota. Vencido, com senha alterada ou substituído por um novo que não foi instalado no PDV, ele faz todas as notas serem recusadas, geralmente a partir de um dia específico. O código de segurança do contribuinte (CSC), usado para gerar o QR Code, tem efeito parecido: se foi trocado no portal da SEFAZ e não no sistema, ou se o identificador dele foi digitado errado, as notas voltam com erro no QR Code.

Correção:

  1. Confira a data de validade do certificado no próprio PDV ou no computador onde ele está instalado.
  2. Se foi renovado, instale o novo arquivo e informe a senha na configuração fiscal do sistema.
  3. Compare o CSC e o identificador cadastrados no PDV com os que estão ativos no portal da SEFAZ do estado.

Causa 2: data e hora do computador fora do certo

A nota leva a data e a hora da emissão, e a SEFAZ recusa notas com horário no futuro ou atrasado demais em relação ao recebimento. Um computador com relógio adiantado, fuso horário errado ou bateria interna fraca, que perde a hora quando é desligado, provoca rejeições em sequência só naquele caixa.

Correção: ajuste data, hora e fuso horário do sistema operacional e ative a sincronização automática pela internet. Se o relógio voltar a atrasar toda vez que o computador é desligado, a bateria da placa-mãe pode estar no fim, e o técnico resolve com uma troca simples.

Causa 3: número de nota já usado

Cada NFC-e tem número e série, e a combinação não pode se repetir. A rejeição por duplicidade aparece em dois cenários típicos:

  • Dois caixas emitindo na mesma série: cada um conta a própria sequência e, em algum momento, os dois tentam usar o mesmo número. A correção é dar uma série diferente para cada caixa.
  • Nota reenviada que já tinha sido autorizada: a conexão caiu depois que a SEFAZ autorizou, o PDV não recebeu a resposta e tentou de novo. Aqui, a nota existe. O sistema precisa consultar a situação dela e recuperar a autorização, em vez de emitir outra para a mesma venda.

O segundo cenário é o mais delicado, porque a reação comum é refazer a venda com outro número e ficar com duas notas. Antes de qualquer nova emissão, use a função de consulta da nota no PDV.

Causa 4: cadastro fiscal do produto

É a causa mais frequente depois da implantação e a que aparece só em alguns itens. A nota leva, para cada produto, dados fiscais como NCM, CFOP, situação tributária e código de barras, e a SEFAZ confere vários deles:

  • NCM inexistente ou desatualizado: a tabela de NCM muda de tempos em tempos, e um código que existia pode ter sido extinto.
  • CFOP que a NFC-e não aceita: a NFC-e trabalha com um conjunto restrito de CFOPs de venda ao consumidor dentro do estado. Um CFOP de outra operação, copiado de uma nota de compra, gera rejeição.
  • Situação tributária incompatível com o regime: empresas do Simples Nacional usam códigos próprios (CSOSN); um código do regime normal no produto, ou o contrário, faz a nota voltar.
  • Código de barras inválido: o código informado no produto pode ser conferido em um cadastro nacional de códigos de barras, conforme as regras de validação em vigor. Código digitado errado ou criado pela própria loja gera rejeição; produto sem código de barras de fábrica deve ser informado como "SEM GTIN".

Exemplo hipotético: uma loja cadastra 30 produtos novos copiando os dados da nota do fornecedor, que é uma venda entre empresas. As vendas desses itens passam a ser rejeitadas com erro de CFOP, enquanto o resto da loja funciona. A correção é ajustar o CFOP desses 30 cadastros, não reenviar as notas. A orientação sobre qual NCM, CFOP e situação tributária usar em cada produto é do contador; o PDV só reproduz o que está cadastrado.

Causa 5: valores e pagamento que não fecham

A nota soma itens, descontos e acréscimos, e confere o total com as formas de pagamento informadas. Rejeições desse grupo aparecem quando o desconto foi lançado de forma que o sistema não distribuiu entre os itens, quando a soma dos pagamentos ficou menor que o total, ou quando o troco foi informado de forma incoerente. Costumam surgir depois de uma atualização do sistema ou de uma configuração nova de desconto.

Correção: refaça a finalização da venda com as formas de pagamento corretas e, se o erro se repetir com o mesmo tipo de desconto, acione o suporte do sistema com a mensagem completa da rejeição.

O que não fazer diante de uma rejeição

  • Cancelar a nota: nota rejeitada não foi autorizada e não pode ser cancelada.
  • Passar para o próximo número sem tratar o anterior: se a venda for refeita com outro número, o número rejeitado fica sem uso e precisa ser inutilizado.
  • Trocar dados fiscais por tentativa: mudar NCM ou situação tributária até a nota passar resolve o caixa e cria um problema fiscal. Essa alteração passa pelo contador.
  • Entregar a mercadoria sem documento: enquanto a nota não é autorizada, a venda fica pendente; se a demora for por comunicação, o caminho é a contingência.

Como prevenir rejeições no dia a dia

A maior parte das rejeições é previsível. Uma rotina curta evita quase todas:

  • anote a data de vencimento do certificado digital e renove com algumas semanas de antecedência;
  • mantenha uma série de NFC-e diferente para cada caixa;
  • deixe a hora dos computadores sincronizada automaticamente;
  • faça o cadastro fiscal de produtos novos com orientação do contador, e não copiando a nota do fornecedor;
  • teste uma venda de cada produto novo antes de colocá-lo na prateleira;
  • confira no fim do dia se há notas rejeitadas ou números sem uso.

Para uma visão completa do processo de emissão, do cadastro ao envio, vale ler o guia prático para otimizar a emissão de nota fiscal eletrônica no PDV. Quem ainda está implantando o sistema encontra a ordem das etapas em como implementar um sistema de PDV com nota fiscal eletrônica. Como códigos de rejeição e regras de validação mudam com as atualizações técnicas da nota, a lista atual fica no portal da SEFAZ do seu estado e no suporte do sistema.