TEF, maquininha separada ou integrada: como ligar o pagamento com cartão ao PDV

Para ligar o pagamento com cartão ao PDV existem três caminhos: a maquininha separada, que não conversa com o sistema; o TEF, em que um software no computador do caixa comanda um terminal de senha (pinpad); e a maquininha integrada, que recebe o valor do PDV por aplicativo, rede ou conexão sem fio. A escolha depende de três perguntas: quantas vendas no cartão o caixa faz por hora, se a loja quer trabalhar com mais de uma empresa de pagamento e quanto custa, para o negócio, um caixa que não fecha. Em linhas gerais, a maquininha separada serve para volume baixo, a integrada atende a maior parte dos pequenos negócios e o TEF compensa onde há vários caixas e fila.

As siglas em si já foram explicadas em outro texto; aqui o foco é a decisão. E ela não vale só para o cartão: o PIX segue a mesma lógica, com uma seção própria mais adiante.

Os critérios que pesam na escolha

Antes de olhar as opções, vale fixar os critérios. São eles que mudam de peso de um negócio para outro:

• Digitação dupla: o operador digita o valor no PDV e de novo no terminal? Cada digitação manual é uma chance de valor errado.
• Forma de pagamento registrada: quem informa ao sistema que a venda foi no débito, no crédito ou em parcelas, o operador ou a própria transação?
• Conciliação: quanto trabalho dá conferir, no fim do dia, o que o PDV registrou contra o que a empresa de pagamento vai repassar.
• Número de empresas de pagamento: a loja fica presa a uma só ou pode usar mais de uma e negociar taxas.
• Dependência do computador do caixa: se o computador parar, o pagamento para junto?
• Implantação e suporte: quantas partes precisam funcionar juntas e quem responde quando algo falha.

Opção 1: maquininha separada, sem integração

Na maquininha separada, o operador registra a venda no PDV, escolhe a forma de pagamento na tela e digita o valor no terminal. São dois registros independentes do mesmo pagamento, que só se encontram na conferência.

Pontos fortes:

• Implantação imediata: basta ter a maquininha e cadastrar as formas de pagamento no PDV.
• Independência total: se o computador do caixa travar, o cartão continua passando.
• Troca simples de empresa de pagamento, sem mexer no sistema.

Limitações:

• Valor digitado diferente do registrado, por erro de digitação ou de vírgula.
• Forma de pagamento errada no PDV: a venda foi no crédito e ficou registrada como débito, ou como dinheiro.
• Conciliação manual, comprovante por comprovante, quando o caixa não fecha.

Exemplo hipotético: uma loja faz 40 vendas no cartão por dia. Se uma em cada cem sair com forma de pagamento trocada, são cerca de duas vendas por semana para investigar no fechamento. Com poucas vendas por dia, o custo é tolerável; com fila, vira rotina. As causas típicas dessa diferença estão no texto sobre diferença no fechamento de caixa e como corrigir.

Opção 2: TEF com terminal de senha no caixa

No TEF, um software instalado no computador do caixa faz a ponte entre o PDV e a rede de pagamento. Ao finalizar a venda, o PDV envia o valor, o cliente insere ou aproxima o cartão no pinpad, e a resposta volta ao sistema já com a forma de pagamento, a bandeira e o número da autorização. O operador não digita valor nenhum.

Pontos fortes:

• Fim da digitação dupla e da forma de pagamento escolhida à mão.
• Muitas soluções de TEF permitem trabalhar com mais de uma empresa de pagamento no mesmo terminal, o que abre espaço para negociar taxas. Isso não vale para todas, e precisa ser perguntado.
• Conciliação mais fácil, porque cada venda guarda o código da transação.
• Escala bem: cinco caixas funcionam do mesmo jeito que um.

Limitações:

• Mais partes envolvidas: o PDV, o software de TEF, o pinpad e a empresa de pagamento. Quando algo falha, é preciso descobrir em qual delas.
• Dependência do computador: se ele parar, o pinpad para junto. Uma maquininha de reserva resolve, desde que a equipe saiba registrar a venda manualmente nesse caso.
• Costuma haver custo próprio do serviço de TEF, além das taxas do cartão, e uma implantação mais longa.
• Só funciona com computador; não serve para PDV em tablet ou celular na maioria dos casos.

Opção 3: maquininha integrada ao PDV

A maquininha integrada é um meio-termo que se tornou comum. O terminal é o mesmo tipo de aparelho portátil, mas recebe o valor do PDV por aplicativo, pela internet ou por conexão sem fio, e devolve a confirmação ao sistema. Em alguns modelos, o próprio PDV roda dentro da maquininha, o que já foi tratado na comparação de equipamentos de caixa.

Pontos fortes:

• Elimina a digitação dupla, como o TEF, com implantação mais simples.
• Mobilidade: o terminal vai até a mesa, até a porta do carro ou até o provador.
• Funciona com PDV em tablet ou celular, desde que o sistema tenha integração com aquele modelo de terminal.

Limitações:

• A integração costuma ser com uma empresa de pagamento específica. Trocar de empresa pode significar trocar de terminal e refazer a integração.
• Depende de conexão estável entre o PDV e o terminal. Em locais com sinal fraco, a venda pode ficar presa esperando resposta.
• Nem todo sistema integra com todo terminal. A lista de modelos compatíveis precisa ser conferida antes da compra.

E o PIX: QR Code fixo, na maquininha ou gerado pelo PDV

O PIX tem as mesmas três versões. Com QR Code fixo ou chave impressa, o cliente digita o valor e o operador confere o comprovante, o que reproduz todos os problemas da maquininha separada e acrescenta o risco de comprovante falso. Com o PIX feito na maquininha integrada, o terminal mostra um QR Code com o valor exato e a confirmação volta ao PDV. Com o PIX gerado pelo próprio PDV, o sistema cria o QR Code com o valor da venda, mostra na tela do caixa ou num visor para o cliente e recebe a confirmação do banco.

O ponto de decisão é onde a confirmação chega. Se ela chega ao PDV, a venda fecha sozinha e a conferência some. Se depende de olhar o celular do cliente ou o aplicativo do banco, ainda há um passo manual. Para quem está montando o caixa agora, vale exigir que pelo menos uma das formas de PIX confirme o pagamento dentro do sistema. Mais detalhes sobre esse ponto estão em como integrar o PDV a pagamentos móveis e acelerar o atendimento.

O que muda no documento fiscal

A NFC-e registra a forma de pagamento de cada venda, e o leiaute do documento tem campos para informar se o pagamento com cartão foi feito de forma integrada ao sistema e, nesse caso, dados da transação. Quais desses campos são exigidos, e em que situações, depende do estado e muda com as atualizações técnicas da nota. A regra prática é perguntar ao fornecedor do PDV como cada opção é registrada na nota e confirmar com o contador se isso atende ao que o seu estado pede, antes de fechar contrato.

Um ponto não muda com o estado: o comprovante da maquininha não é documento fiscal. Seja qual for a opção, a nota continua saindo do PDV.

Comparação lado a lado

Perguntas para fazer ao fornecedor antes de decidir

A conversa com o fornecedor do PDV e com a empresa de pagamento costuma ser feita separadamente, e é aí que surgem as surpresas. Estas perguntas fecham a maior parte das lacunas:

1. Com quais modelos de terminal e com quais empresas de pagamento o sistema tem integração pronta, e não apenas planejada?
2. Se o terminal ou a conexão falhar no meio da venda, como o operador descobre se o pagamento foi aprovado ou não?
3. Como fica o cancelamento de uma venda paga no cartão: o estorno sai pelo PDV ou precisa ser feito no terminal?
4. Venda parcelada, venda com dois cartões e venda com parte em dinheiro funcionam integradas?
5. Há custo mensal próprio da integração ou do TEF, separado da mensalidade do sistema?
6. Como a forma de pagamento integrada aparece na NFC-e?

A pergunta sobre a falha no meio da venda é a mais importante e a menos feita. Uma venda aprovada no terminal e não registrada no PDV gera cobrança sem nota; o contrário gera nota sem cobrança. O sistema precisa mostrar claramente a situação de cada transação pendente.

Custo de trocar de opção depois

A escolha do pagamento não é definitiva, mas mudar de caminho tem custo, e ele é diferente em cada direção. Conhecer esse custo antes ajuda a não escolher pensando só no primeiro mês.

• Da maquininha separada para qualquer integração: é a mudança mais simples. O cadastro de formas de pagamento do PDV é ajustado, a equipe aprende a não digitar mais o valor e o fechamento fica mais curto. O custo principal é o terminal novo, se o atual não tiver integração com o sistema.
• Da maquininha integrada para outra empresa de pagamento: costuma exigir terminal novo e nova integração, e pode depender de o sistema já ter suporte àquela empresa. Se não tiver, a troca de empresa vira, na prática, troca de sistema.
• Do TEF para a maquininha integrada: mexe no posto de caixa inteiro. Sai o pinpad, muda o fluxo de finalização da venda e, em alguns casos, o computador deixa de ser necessário. Faz sentido quando a loja quer mobilidade ou quer simplificar o suporte.
• Da maquininha integrada para o TEF: é a mudança típica de quem cresceu de um para vários caixas. Exige computador em cada caixa, software de TEF e treinamento. Vale planejar para um período de menor movimento.

Exemplo hipotético: uma loja com um caixa adota maquininha integrada e, dois anos depois, abre mais três caixas. Se o sistema também tiver TEF disponível, a migração é uma configuração. Se não tiver, a loja escolhe entre manter quatro maquininhas integradas, com o vínculo a uma única empresa de pagamento, ou trocar de sistema. Perguntar na contratação se o PDV oferece as duas formas evita ficar sem saída.

Recomendação por perfil de negócio

Com os critérios na mesa, a escolha se organiza pelo volume de vendas no cartão e pela necessidade de mobilidade:

• Loja com poucas vendas por dia e um caixa só: a maquininha separada pode bastar, desde que a conferência do fechamento seja feita por forma de pagamento todos os dias. Quando as diferenças começarem a aparecer toda semana, é hora de integrar.
• Loja de bairro, padaria ou lanchonete com um ou dois caixas: a maquininha integrada costuma oferecer o melhor equilíbrio entre custo, implantação e redução de erro, desde que o sistema tenha integração pronta com o terminal escolhido.
• Restaurante com atendimento na mesa e delivery: maquininha integrada, pela mobilidade. O terminal que vai à mesa precisa fechar a conta no mesmo sistema do caixa.
• Mercado ou loja com três caixas ou mais e fila: o TEF tende a compensar, pela padronização entre caixas e pela possibilidade de trabalhar com mais de uma empresa de pagamento. Mantenha uma maquininha de reserva para quando o computador parar.
• Negócio que vende fora da loja, em feiras ou entregas: maquininha integrada a um PDV que funcione no próprio terminal ou no celular.

Em qualquer perfil, o PIX com confirmação automática no sistema deve entrar na lista de requisitos, porque é o pagamento em que a conferência manual mais falha. E a decisão do pagamento vem junto com a do sistema: um PDV excelente sem integração com o terminal que você já usa obriga a trocar de terminal, e o contrário também acontece.